مهام وحدة الوثائق والسجلات في وكالة العمادة لشؤون الخريجين تتمثل في الآتي:

1. 
   تهيئة الطلبة المتوقع تخرجهم بعد عملية التسجيل.

2. إقامة لقاءات تعريفية لآلية تحديث البيانات عبر البوابة الإلكترونية.

3. الرفع ببيانات المتوقع تخرجهم لأمانة مجلس الجامعة.

4. إنشاء قرارات تخريج في النظام الأكاديمي بناء على موافقة مجلس الجامعة.

5. عمل تخريج للطلبة الذين أنهوا متطلبات التخرج حسب الخطة الدراسية وفق ما نصت عليه لائحة الدراسة والاختبارات.

6. طباعة الوثائق للطلبة الذين استكملوا تحديث بيانات العنوان الوطني.

7. طباعة السجلات الأكاديمية.

8. تسليم وثائق الخريجين عن طريق مؤسسة البريد السعودي (سبل).

9. التحقق من صحة بيانات وثائق خريجي جامعة نجران الواردة من الجهات الحكومية.

10. إعداد وتجهيز كافة البيانات والإحصائيات والتقارير التي يتم طلبها من قبل إدارات الجامعة وكلياتها المختلفة وفق التعليمات المنظمة لذلك.

11. الرد على استفسارات الطلبة الخريجين عبر خدمة تواصل.

12. عمل دليل استخدام للخدمات التي تقدمها الوحدة.

13. رفع تقرير سنوي عن إنجازات الوحدة لوكيل عمادة القبول والتسجيل لشؤون الخريجين .